ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO - UM PROBLEMA MAIS SÉRIO DO QUE SE IMAGINA
Muito mais que modismo, estudar e trabalhar as questões da administração do tempo nas empresas e na vida pessoal é buscar a solução de problemas sérios que afetam o desempenho organizacional e a qualidade de vida das pessoas.
Tecnicamente temos muitas abordagens para tratar o problema. A mais usual é a identificação e combate aos "Desperdiçadores de Tempo". Dentro desta abordagem, podemos identificar muitos fatores que levam à má administração do tempo e as perdas nas vidas das pessoas e da organização.
Em meu livro "Socorro, Não Tenho Tempo" (Editora Juruá- 2a edição, Curitiba, Paraná), listo 26 desperdiçadores de tempo mais comuns nas empresas e na vida das pessoas.
Destacando alguns deles, podemos ver os reflexos para a vida das pessoas e da organização:
- Falta de Planejamento: Pessoas que não têm um adequado planejamento muitas vezes não têm um destino corretamente definido, metas quantificadas e com determinação de prazos para alcançar, além de não definirem um caminho mais curto e eficiente para chegar lá, uma estratégia clara e bem definida. Não definem previamente os recursos necessários e toda hora param para refletir em relação ao caminho que estão seguindo, se é o melhor ou mesmo para fazer correções. Sem planejamento, organizações e pessoas demoram a obter resultados, têm gastos altos para chegar lá e os resultados não são sempre os melhores. Comprometem a vida das organizações não só em tempo, mas em custos e resultados. O mesmo acontecendo com as pessoas.
Na vida pessoal precisamos ter planejamento de nossas atividades individuais e familiares.
-Falta de Prioridades: Não sabem o que é realmente mais importante, podendo deixar de fazer coisas muitíssimo importantes e de alto resultado, para fazer outras que não trazem resultados para a organização. Substituem, no mesmo tempo disponível, resultados significativos por resultados medíocres ou mesmo resultado nenhum.
O mesmo vale para a vida pessoal e familiar. Identificamos prioridades ? No lazer, na vida da casa, na carreira, definição de prioridades é fundamental.
-Falta de Delegação: Profissionais e gestores que acumulam atividades demais, acima de sua capacidade e dos limites do tempo, acabam fazendo mal feito ou não fazendo muitas coisas. Comprometem os seus resultados e da organização com os seus atrasos por acumulo de atividades. Gerentes muitas vezes deixam de gerenciar para executar atividades que poderiam ser realizadas por outros colaboradores, com um custo horário até menor. Gerenciando menos deixam profissionais da sua equipe muitas vezes em "stand by".: prejuízo no desempenho organizacional !!
Em casa, o fato de delegar as atividades de limpeza para uma diarista reflete em qualidade de vida e na possibilidade de realizar mas atividades familiares e com mais qualidade.
-Incapacidade de Dizer Não:Quem tem este tipo de problema, vai acumulando atividades mesmo sem poder e aí "estoura" seus limites de fazer com qualidade e no prazo adequado, além de, muitas vezes, deixar de fazer atividades que eram de sua obrigação.
-Uso inadequado do telefone: Ferramenta para agilizar as comunicações, se usada inadequadamente, dará o efeito contrário: Pessoas que não planejam suas ligações, fazendo várias para um mesmo assunto para uma mesma pessoa. Profissionais que falam sem objetividade nas ligações... Tudo isto acaba desperdiçando tempo e comprometendo os resultados pessoais e organizacionais.
Só de falar nestes poucos desperdiçadores já é possível ver como a Administração do Tempo afeta a vida das pessoas e o desempenho organizacional.
Imagine falar nos 26 !
Imagine numa empresa, não importa o tamanho, que tenha 4, 40, 200 ou mesmo mais de mil colaboradores, o que os desperdícios de tempo de cada um dos colaboradores somados podem afetar no seu desempenho organizacional.
Por isso é que digo que vale a pena cada um ler, estudar, participar de cursos de administração de tempo, para melhorar sua qualidade de vida no trabalho ou na vida pessoal e aumentar o seu próprio desempenho. O mesmo vale para as organizações: investir na melhoria da administração do tempo é investir na qualidade de vida de seus colaboradores, investir na produtividade de cada um e investir no desempenho organizacional.
