DELEGAR É PRECISO

Delegação é passar a outro a autoridade e reponsabilidade para execução de uma determinada atividade de um membro da organização para outro, normalmente hierarquicamente abaixo deste.

Na atividade empresarial, quando um gerente procede a uma delegação, mais do que apenas aliviando a sua carga de trabalho, está ganhando tempo para se dedicar a atividades mais importantes para ele e para a empresa e, dessa forma, melhorando o seu desempenho, além de valorizar quem recebe a delegação.

Além disso, ele está ganhando em qualidade de vida.

Muitos motivos levam à delegação

Ter tempo para execução de atividades mais importantes.
Aproveitar o potencial/desenvolver aptidões específicas dos subordinados.
Treinar subordinados.
Motivar subordinados.
Aumentar o grau de iniciativa e criatividade dos subordinados.
Economia (custo da hora de trabalho do executivo versus custo da hora de trabalho do auxiliar)

Por outro lado, muitos gerentes não delegam por diversos motivos:

Acreditar que podem fazer tudo sozinhos.
Falta de confiança na capacidade das pessoas.
Falta de visão administrativa.
Refugiarem-se na execução de tarefas técnicas.
Medo de perderem o poder.
Medo de ficarem ociosos ou se tornarem dispensáveis.
Medo de errarem na delegação, etc.

Já os subordinados, muitas vezes, não recebem a delegação por não a solicitarem (falta de iniciativa), ou porque fazem a “delegação para cima” (devolvendo sempre à chefia a decisão , evitando assumir os riscos), por incapacidade técnica ou psicológica.

Como delegar?

a-Liste todas as suas atividades e, dentre elas, verifique quais pode ou deve delegar.

b-Identifique se existe alguém no seu departamento que pode executar a tarefa.

c-Mantenha um contato com quem deve receber a delegação para:

Definir o que deve ser feito, os resultados a serem alcançados.
Treinar formal ou informalmente.
Definir formas de controle.
Determinar prazos.

d-Faça acompanhamento, maior no início da delegação, aceitando dúvidas e dando e recebendo feedback.

Muitos erros não podem ocorrer numa delegação:

Delegar responsabilidade sem a autoridade correspondente.
Não definir adequadamente os limites quanto a prazos, o início e término da tarefa e grau de autoridade.
Não treinar adequadamente.
Abdicar.

O gerente faz a delegação e diz:

“Não quero ver mais isto”.

Com isto impede a busca de orientação posterior, solução de dúvidas e busca de feedback.

Não buscar nem dar feedback.
Ser intolerante com pequenos erros que podem surgir com freqüência na fase inicial da delegação.
Faltar de diálogo em relação ao desempenho esperado.
Delegar em função apenas do apreço pessoal e não da competência.
Delegar exclusivamente por não conseguir realizar a tarefa em tempo hábil, deixando o “rabo de foguete” para o subordinado.

10 MANDAMENTOS PARA UMA MELHOR DELEGAÇÃO

Divida o poder com os subordinados, delegando ao máximo e dando apoio e autoridade a quem recebeu a delegação.
Conheça bem os subordinados, delegando conforme a capacidade e aptidão de cada um, não subestimando nem superestimando seus subordinados
Caso delegue tarefas que não constem da rotina do subordinado, explique a ele as razões que o levaram a isto.
Dê acompanhamento, esteja bem próximo e disponível para orientar o seu subordinado, até que ele esteja tão bem familiarizado que possa executar a atividade delegada sem um apoio próximo.
Delegue somente o que sabe que o subordinado é capaz de realizar.
Deixe bem claro as questões sobre as quais os subordinados devem decidir.
Delegue somente tarefas que para as quais os subordinados terão o tempo adequado para a realização.
Na hora de delegar, insista na comunicação clara e precisa, detalhando o que quer que seja feito, como quer que seja feito, objetivos esperados e formas de controle.
Incentive os subordinados a fazer perguntas sobre as tarefas a eles delegadas, de forma a esclarecê-las.
Aprenda a conviver com resultados de trabalho diferentes daqueles que obteria se realizasse o mesmo trabalho. Duas pessoas realizam o mesmo trabalho de forma diferente.

A delegação nas atividades do profissional liberal e em casa.

A delegação ocorre no escritório do profissional liberal quando ele contrata auxiliares (secretária, office-boy, outro profissional com a mesma formação), e deve ser feita com os mesmos cuidados indicados neste capítulo do livro.

A delegação ocorre em casa quando se contrata uma empregada, quando a mãe ou pai delega a um filho a atribuição de executar uma atividade de forma eventual ou permanente (ida ao banco, buscar pão na padaria, etc.), e também segue os mesmos princípios e formas apresentados neste capítulo.