LISTA DIÁRIA DE COISAS A FAZER
Planejamento Diário
Este é um instrumento de planejamento fácil, muito interessante e de resultados imediatos.
Devemos preparar todos os dias uma lista de coisas a fazer.
Ela nos dará uma visão de tudo que tem que ser feito no dia.
Com certeza ela será de grande valia para melhorarmos os nossos resultados e a nossa qualidade de vida no trabalho e na vida pessoal.
São recomendações importantes para serem observadas para a obtenção de bons resultados na lista diária:
Faça a lista todos os dias sempre no mesmo horário (no início do expediente ou no final).
Ao programar as atividades, seja realista, esteja consciente das limitações do tempo disponível e não inclua atividades em excesso.
Aplique as quatro fases do planejamento:
Planeje.
Coloque em ação.
Dê acompanhamento.
Corrija os rumos, se necessário.
As fases acima citadas, correspondem ao “Ciclo PDCA”, que estudaremos em mais detalhe no próximo capítulo.
Nas nossas atividades diárias, estamos sujeitos a muitas ocorrências imprevistas. Assim, é importante acompanhar e corrigir, até mesmo alterando a programação.
Fazendo a lista...
1-Faça uma relação, no rascunho, de tudo o que tem a fazer, independentemente da importância ou prioridade. Deixe as ideias fluírem sem limitações.
2-Feito o rascunho, atribua pontos a cada atividade conforme prioridade e importância.
3-Estabeleça ordem de execução, conforme a prioridade e oportunidade.
Oportunidade, entre outros aspectos, pode recomendar a justaposição de atividades semelhantes, especialmente quando ocorre a situação de “estar com a mão na massa”.
Exemplo: Se temos duas atividades a serem executadas no computador, mesmo que uma seja importante e outra não, em algumas situações poderemos colocá-las junto na ordem de execução, junto à atividade mais importante, é claro!
4-Defina horários de execução, determinando uma pequena reserva de tempo entre uma atividade e outra.
Essa reserva de tempo é importante para o caso de você demorar mais do que o previsto em alguma atividade ou para cobrir eventuais imprevistos.
5-Passe o seu rascunho para sua agenda, fazendo as anotações a lápis/lapiseira ou no computador para permitir reprogramação, se necessário for.
6-Corrija seu planejamento à medida que as coisas venham acontecendo.
7-Adicione atividades à medida que concluir as já previstas.
8-Antes de executar cada tarefa, pergunte: por que eu? É possível delegar? Delegue tudo que for possível delegar.
Reveja a lista anterior quando for fazer a lista de cada dia:
Analisando as atividades que foram realizadas e seus resultados concretos.
Analisando as causas da não realização das que não foram feitas.
Verificando a real necessidade de realizar cada atividade. Elimine aquelas que não estejam de acordo com seus objetivos ou que não lhe tragam resultados concretos.
Estudando a adequação: quem deveria estar, efetivamente, realizando a tarefa? Esta atividade deve feita por mim? Por outro departamento?
Uma vez satisfeito por estar realizando um trabalho necessário, adequado e eficaz, pergunte:
“Há uma melhor maneira de fazê-lo?”. Procure métodos mais rápidos e melhores procedimentos.
