Como Desenvolver e Gerenciar Processos

Por Flávio Martins – Consultor Organizacional, Escritor, Palestrante e Professor Universitário de Teoria Geral da Administração

A gestão de processos, ou BPM (do inglês business process management), é o entendimento dos processos que fazem parte do funcionamento da empresa, gerando os resultados esperados por ela. Quanto melhor e mais harmonicamente relacionados entre si, cada um gerando as saídas esperadas pelos seus processos relacionados, melhores resultados para a empresa

DESENVOLVIMENTO

Identificados os processos, é o momento de analisar cada um, sem perder a visão do inter-relacionamento, do conjunto. Devemos: 1-Saber qual é o objetivo de cada processo, indicadores e metas correspondentes. .

2-Identificar e cada etapa dos processos, com o responsável, o que vai ser feito nessa etapa, tempo de início e fim (ou data, ou período).

3-Identificar os riscos de cada processo, estabelecendo as abordagens correspondentes (o que fazer em relação a cada risco), tais como ações de mitigação, de assumir o risco, de compartilhá-lo através de seguros, ignorar o risco ou outras ações mais elaboradas.

4-Identificar as entradas para o processo, com os correspondentes processos de origem, bem como as saídas com os respectivos processos de destino.

IMPLANTAÇÃO

Aprovados pelas pessoas competentes, são obtidos os recursos materiais e humanos necessários. Em seguida o treinamento dos envolvidos e o início de atividades.

ACOMPANHAMENTO

Colocado em funcionamento o processo, deve finalmente ser feita a sua gestão, com o os gestores verificando a tendência de atingimento das metas, através do acompanhamento dos indicadores correspondentes, com análise de evolução, normalmente em série histórica, na maioria das vezes apresentada por gráficos.

Faz parte do acompanhamento, a análise crítica do funcionamento do processo.

No acompanhamento do funcionamento do processo, a auditoria interna é recomendável, de forma a verificar não comprimento de normas e processos definidos, bem como encontrar pontos de melhoria.

AÇÃO CORRETIVA

Na ponta do processo de gestão, vem a ação corretiva, de um lado, a partir da análise do comportamento do indicador em relação às metas, para corrigir rumos e atingir os resultados esperados. De outro lado, buscando melhoria no funcionamento do processo, racionalizando etapas, modernizando, implantando recursos tecnológicos, trazendo novas visões e trabalhando com criatividade.

Os resultados de auditoria interna devem ser referências para correções no processo.

DESEMPENHO ORGANIZACIONAL.

A boa gestão dos processos, segundo o apresentado, é o caminho para se alcançar os melhores resultados para uma organização e funcionando de forma racional.